אנחנו מתחילים לארגן את המטלות השבועיות או היומיות שלנו בסדר מופתי ומזריקים ללו”ז שלנו את כולן אחת אחרי השניה כשאנו מבצעים הערכת זמנים מושכלת לכל מטלה, חלקנו משתמשים באפליקציות ייעודיות למטלות יומיות וחלקנו נאמנים עדיין לפנקסי נייר או פתקיות נדבקות.
זה לא ממש משנה כי במוקדם או במאוחר הסדר מצריך סדר חדש בפני עצמו. עומס העבודה נעשה כבד יותר ונדמה שאין די שעות בשבוע ויכולות מטלות חשובות לחמוק מבין האצבעות או להידחות לזמנים רחוקים מדיי.
אז הצגנו את הבעיה המוכרת לרבים, מה הפתרון שלנו? איך יוצרים תהליך ארגון מטלות אפקטיבי שלא משאיר כאלו בין הכיסאות ושומר על קצב עבודה איכותי? הנה שלושה טיפים קצרים:
- את רשימת המטלות היומיות מלאו כל בוקר. לא לפני.
כשאנו מתכננים את השבוע אנו בטוחים שנעשה כל יום 900 מטלות. בסוף סידור העבודה אנו מרוצים מקצב העבודה התעשייתי שבחרנו לעצמנו אבל במבחן התוצאה מטלות רבות נדחקות לשבוע שאחרי. דאגו להחליט על השבוע במקרו וכל בוקר בצורה ממוקדת יותר לחלק את המטלות לפי היכולת היומית, אם קמתם בבוקר וגיליתם שהזמן התקצר כי יש פגישה חשובה, דאגו למצוא נקודת זמן למטלה הנדחקת או למנות את מי שיבצע אותה כבר עכשיו.
2. נסו להעריך או להתייעץ על אורך זמנה של כל מטלה- והקצו לכך זמן מתאים+ חצי שעה.
הוסיפו להערכת הזמן שלכם “זמן פציעות” אפקטיבי, מדיי פעם תצטרכו את הזמנים הללו לתיקונים ושיפורים ולפעמים תרוויחו זמן מנוחה יקר לקראת המטלה הבאה.
3. אתם מבצעים מטלה אחת? סגרו את שאר הלשוניות במחשב… או במציאות.
יש לכם מטלה חשובה ואתם צריכים להתמקד בה. לשונית נוספת פתוחה במחשב עם פייסבוק או יוטיוב, עם מערכות אחרות או נייד זמין- יעכבו את זמן ביצוע המטלה ויכניסו אתכם לסחרור של הפסקות לא מבוקרות (הפסקות מבוקרות של תה ועוגיה מבורכות!) שיאריכו את זמן ביצוע המטלה.
יש כמובן עוד נקודות רבות המייעלות את זמן העבודה שלנו אבל אם תעמדו בשלושת אלו תגלו תוך זמן קצר שקצב העבודה שלכם יעיל מאוד ויישאר לכם זמן לקרוא עוד מאמרים מעניינים של ויראלי. תהיו יעילים!.
אם נותרו לכם עוד כמה דקות, הנה וידאו מעניין על סידור שולחן המשרד בדרך היעילה ביותר: